影响企业OA系统应用效果的几大因素
发布日期:2012-5-12 信息来源:http://www.chysoft.net

很多企业信心满满的实施OA系统之后,却很遗憾的发现那对企业办公和管理起不到多么实在的作用,让企业OA系统成了一件几乎毫无用处的摆设。花了大量的资金和精力实施的一套OA系统,收到的效果与预期相差甚远,这不免会让很多企业管理者和CIO们对OA系统大失所望。可这单单是关乎到OA系统的问题吗?其实不然,其关键原因还是在于系统实施过程中企业对OA需求规划、OA系统选型以及推广应用等环节的不科学工作所造成的。

一、企业OA系统需求规划的问题
企业OA系统需求是否科学合理,将直接影响到OA系统后续的应用效果,这一点是毋庸置疑的。很多企业的OA系统实施不成功,首先是需求的规划出了问题,没有充分的建立在自身需要的基础上。需求这个问题往往会被一些对OA系统了解不深的人所忽略,很多用户认为OA厂商的产品功能都差不多,剩下的就看价格了,谁的价格低就选择谁。对OA厂商的技术实力、服务能力,OA产品的技术特点,扩展性、安全性和稳定等都不做考究,有的OA软件厂商为了节省成本,使用了盗版的商业软件(如:SQL server数据库,domino服务器等 )。企业OA需求中常见的问题有,
1、需求过于简单
不少中小企业用户对OA系统了解不深,提需求的时候往往过于简单,实际应用后发现OA系统作用不明显。
2、需求过于泛化
需求过于泛化导致OA系统实施的边界太宽、成本高,实施周期也长,项目负责人和软件供应商都将陷入无止境的开发-沟通-修改的困境中,因为迄今为止,没有任何一个管理软件能解决企业的所有问题,OA软件也不例外。
3、需求缺乏个性化
企业的管理因行业、不同的发展阶段、企业的管理模式等不同而存在差异,个性化的OA需求是必然,任何通用的OA功能或者适合别人的功能并不一定是好的功能。最好的OA功能应该是紧密围绕企业管理需求的,这样的OA需求通常表现出“通用性”和“个性化”两大特点。
4、需求完全依赖软件提供商
一种情况是缺乏相关经验,有些项目负责人干脆将需求交给软件提供商,另一种情况则是软件提供商越俎代庖,试图以需求引导最终销售。
相关阅读:OA办公系统实施需求管理的常见问题

二、企业OA系统选型的问题
OA系统选型中的一个大忌就是贪大求全,可这往往却是很多企业容易误踩的一个雷区,OA系统可以作为企业步入信息化的一个开端,但切不可当为企业信息化的全部,有些企业领导或是因为认知上的不足或是因为贪图节省支出。喜欢在OA系统上集成各种各样的功能。所谓术业有专攻,不能妄想一套OA系统可以解决全部的事情。越多不切实际的功能不但加大成本开销,还使得系统更加复杂,实施风险更大,维护更困难,最终的应用效果当然也就不尽人意了。笔者在此给出的建议是,选择一家擅长基于软件平台定制开发的OA厂商,根据先前整理的OA需求定制开发具有实际核心功能的OA系统。这样不但能够满足企业当前需求,而且基于软件平台开发的OA系统在应用、维护以及后续二次开发都具有相当的优势。
相关阅读:企业OA系统选型的常见问题归纳分析

三、企业OA系统实施和推广的问题
一些企业在OA系统上线初期,下发一条关于使用OA办公系统规定之类的通知之后就此了事。当然这种情况是比较少见的。既然领导下定决心实施OA系统,那么对OA系统实施后的推广培训也会相应重视的,只是很多人没有找到一条比较合理的推广方法而已。承元软件建议的是,OA办公系统应用培训不能简单的采取一刀切形式,而应该分角色、分批次有针对性的进行培训。
使用推广是企业OA办公系统实施的一个最重要的环节,要分步实施、从易到难,忌贪一步到位,单位内容必须领导带头使用,使用前最好做好相关的培训。
最好能配备专门的系统管理员,要负责协同办公软件系统的系统初始化以及今后的系统维护,系统管理员根据单位的规模进行配备,要求高可以计算机专业出身的人员比较合适,系统管理员的责任心以及技术水平与今后协同办公软件的使用情况有直接关系,在OA使用过程中遇到的问题一般会直接反馈到系统管理员。
在使用范围上,可以选择重要部门和计算机基础好的使用者先开始(在需求和测试环节,这些部门的核心人员能够前期参与进来),逐步的扩展到整个单位。
在模块上可以选择容易使用和重要的功能,预先投入培训和推广使用,如果员工进入OA办公系统之后看到那么多陌生的功能模块,心里难免有抵触心理。

至此,笔者对影响企业OA系统应用效果的几个主要问题进行了分析,实际上影响OA系统应用效果的因素有很多,这就需要企业在OA实施过程的各个环节中,要加以足够的重视,更应该事先做好各项工作的准备,不能让OA系统单单成为一件摆设,要知道这不只是造成资源的浪费,更遗憾的是将影响整个企业前进和发展的步伐。

粤ICP备11095012号-1
Copyright 2005-2017 深圳市承元软件技术有限公司