分步实施深化OA办公系统的应用
发布日期:2012-5-13 信息来源:http://www.chysoft.net

在当今人工成本高涨和市场竞争日益激烈的大环境下,信息化已经成为企业管理和发展不可缺少的重要组成部分,受企业信息化的特点、企业对信息化的认识以及自身条件的限制,信息化是一个长期和逐步深入的过程。OA办公系统可以说是企业信息化的基础,但如果只是简单的上一套OA软件则很难达到预期的效果,只有在结合企业自身需求的基础上深化OA办公系统应用,才能真正做到提升办公效率和企业的管理充分发挥OA办公系统的作用,然而实际上OA系统的应用情况不容乐观,很多情况导致OA在企业没有得到深入的应用。企业需要针对自身的要求做好规划,采用相关的策略分步实施,从而实现深化OA办公系统的应用提升企业管理。
一、分步实施OA办公系统的客观原因
1、企业对OA认识的逐步到位
很多用户在上OA之前,对OA没有一个深入的认识,不同的部门和用户在使用OA后,对OA的认识也逐步的有了更加深入的认识和了解。此时会提出一些和自身需求相结合的后续需求,这实际上是一个对OA应用逐步完善和结合自身需求逐步深入的过程。
2、用户的需求不能一次性到位
很多用户在OA系统规划中整体需求不是很清晰,或前期需求不明确或只有部分需求明确,而且某些功能只有在符合条件的情况下才能实施,只能先解决部分问题,此时采用OA办公系统的分步实施是最佳的解决办法,将需求清晰和完整的部分先实施,并在实际应用中不断的完善和积累经验,为后续OA系统实施的规划做好相应的准备。
用户对企业信息化缺少概念,缺少不同管理软件的需求边界界定,会同时将ERP、CRM、HR等各种软件的需求追加到OA办公系统中,这些无形中增加了OA需求的难度。如果企业已经存在其他的管理系统,可以通过系统的集成和接口开发实现系统之间的融合。

二、通过分步实施深化OA办公系统的应用
对于深化OA办公系统的应用,可以遵循以下三个基本策略:
1、全面融入企业办公管理,基础功能最大化发挥
在把OA办公系统引进到企业之后,做好OA的实施和推广,向企业中负责产品运行的技术部门进行深入培训,以更好地了解和掌握产品的功能与设计,以便在实际的运用中可以将产品的各项功能充分发挥出来,与企业日常办公和管理紧密结合,从而达到帮助企业提高办公效率,实现办公的流程化、专业化和高准确度。

2、创新融入企业日常运作,发挥多样化功能与作用
除了发挥产品在企业办公中的运用功能之外,用户还可以积极探索将产品与企业的日常运作中的一些内容结合起来,比如利用OA系统中的公告板和论坛功能模块等,向职工提供一个内部交流和沟通的平台,从而有助于增强企业的凝聚力和向心力,提高内部协作能力和管理效率。除此之外,用户还可以结合自身企业的特点和需要,结合OA产品的功能特性进行有特色的功能开发和利用。

3、利用OA的扩展性不断满足后续的需求
在OA系列产品中,创新型的平台型OA办公系统因为其独创的平台化设计使得产品具有优秀的可扩展性,这主要表现在可以围绕着平台型OA的定制开发平台来开发更多的功能模块,比如企业相关的业务开展和管理功能系统,可以将相关的业务管理系统与现有的办公系统相整合,达到相互联结,更加高效的作用。另外,包括企业一些具有自身特色的相关功能要求等都可以围绕平台型OA的平台进行二次开发,深入结合自身需求深化应用,实现集OA办公和业务管理于一体。

分步实施深化OA办公系统的应用实际上OA用户对自身需求的发掘和不断深入,是其自身信息化经验积累和提升的做引发的,是企业的发展、业务模式和管理模式的变化所导致的。通过OA办公系统的分步实施可以化繁为简,降低系统实施的风险和成本,提升系统应用的深度和效果,但同时需要具备较强的项目管理水平和系统规划能力,对项目的延续性也提出一定的要求。

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