如何将OA办公软件引入到企业管理中
发布日期:2012-6-6 信息来源:http://www.chysoft.net

要做到更好将OA办公软件引入并应用到企业管理中,对自身进行考察,就需要结合企业自身的特点,分析企业自身的管理特点,与OA软件公司一起进行需求的规划,制定一套适合自身的系统国画、培训计划和日常维护计划等。具体而言,企业用户可以从以下几个方面开展相关工作:
一、确定OA办公软件的需求和目标
要做到更好地开展OA办公软件的实施工作,需要用户自身在应用之前,对于企业的管理需求和引进系统之后要实现的目标有明确的定位。一方面,可以让管理团队从初中级管理人员到高级管理人员提出各自的设想,从管理层之中获取管理者意愿达到的目标,因为他们的管理理念和设计是OA藉以实现其价值的核心所在;另一方面,回顾、分析和总结以往人工管理的记录,对过往管理记录通过分析和总结,发现其中存在的不足与缺憾,找出人工管理之中导致的不严谨的漏洞环节,从而可以做到有的放矢的改进意见,在后续OA办公软件的应用过程中可以有针对性地设计流程,弥补相关漏洞环节。

二、确定OA办公软件的实施计划,按步骤开展
一般而言,企业用户可以选择分期实施,先在某些员工较容易上手的部门进行办公系统的实施,对技术接受能力较强的员工进行集中培训,让其掌握相关应用技能,继而将这些部门建设成为示范性的部门,起到带动影响作用。对于OA办公软件的应用而言,稳扎稳打地按步骤实施是大多数企业选择的方法。为了防止过快的实施导致企业管理层和员工难以快速掌握相关技能,导致应用不畅带来的负面情绪甚至是抵制情绪等,对于办公系统的实施工作应当采取一步步实施的方法。继而在向其他部门推广,逐步实施,让更多普通员工都能欣然接受这一全新的办公系统,并且可以发挥已经掌握操作技术的员工的带动、示范和指导作用。

三、做好OA办公软件实施的各项准备
在OA办公软件实施过程中,包括以后的运行和维护都需要企业预先准备好相应的专项资金和管理维护技术人员,这方面的工作需要在系统实施之初即准备充分,不能临时上马或者中途减少或撤销,否则对于OA办公软件的正常实施以及以后的正常维护与运行将造成非常不利的影响。同时对于相关的维护管理技术人员进行充分的培训,由研发公司提供相关的技术培训,让其充分掌握办公系统的相关功能模块与日常维护技术等,从而为日后OA办公软件的正常运转和日常问题处理提供有力的支持。

四、结合企业管理,OA设计相关制度
为了保证未来在办公系统进入正式动作之后的流程运转,企业需要有相关的制度作为保证。这就需要相关的管理人员收集相关方面的单面,特别是从初级到中级到高级管理团队的意见,结合参考以往管理过程中的相关制度等,充分设想OA办公软件运转过程中可能出现的各种情况,制定流程流转的注意事项,对各种可能出现的问题进行预先估计和设想,将未来借助OA办公软件进行管理过程中可能遇到的问题进行明确化规定,从而保证在以后的管理之中可以做到有规可依,有度可循。

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