实施OA办公软件后的常见效果
发布日期:2012-7-1 信息来源:http://www.chysoft.net

很多用户在实施和使用OA办公软件的时候进入这样一个误区,软件厂商的软件提供什么功能就使用这些功能,功能不满足就期待下一次的软件升级。这其中最重要的一点已经被忽略,就是没有很好的结合自身的实际需要进行规划和处理,这将会严重影响日后OA办公软件的使用效果。实际上,OA给用户带来已经不再是提供什么样的产品,而是如何满足用户的各种需求,包用户个性化的需要,而个性化需求往往正是OA办公软件深入应用的关键。以企业用户为例,实施OA办公软件后一般能够达到以下的常见效果:
1、规范企业工作流程和提高工作效率
在企业办公过程中,采用集中式信息处理机制,以业务和人为中心,通过OA办公软件把日常管理中的事务、事件按“角色驱动,流程引导、表单展现、集中共享”的方式协同关联起来,应用于请示、汇报、审批、项目管理、工作安排、信息传递等实际事务、事件处理中,改变工作质量,有效提升传统办公管理手段,提高了工作效率。

2、提供准确、高效的协同办公
通过OA办公软件实现了跨部门、跨地域的全员化办公,企业的所有人员通过OA进行有效的分工和协作,从工作的创建、到任务分配,任务的提醒、任务的处理。各类信息达到精准和及时的处理。由于各类基础数据和信息的完整记录,也方便各级领导对相关信息的宏观掌控和决策。

3、节省企业的办公成本
众所周知,现代企业在运作过程中往往由于传统办公方式的繁冗,正常工作流转经过的程序和周期较长,特别是在实际操作过程中容易由于程序繁冗而流转缺失某些环节,导致失误的同时更是造成了办公资源的浪费。通过使用OA办公软件,不仅能避免类似问题的出现,更能大幅提高办公效率和准确度,从而为企业长远性永久性地大量节省办公资源。

4、实现了物流、资金流、信息流的集成
通过ERP、OA办公软件,企业可以跨越不同平台和系统的限制,可以对ERP、OA软件等信息系统进行整合,实现企业资源的整体安排与管理,根据实际业务管理和办公需要灵活调整企业资源的分配,进一步提高企业资源的利用率。
 
5、提高了企业员工的素质
经过多层次的反复培训,公司领导及企业员工对信息化建设的重要性有了充分的认识,对“信息化带动工业化”有了更深刻的理解。通过培训使各管理业务部门工作人员熟练掌握计算机操作的基本技能,为企业培训了一支熟悉管理业务,会计算机操作,能够使用ERP、OA办公软件的新型员工队伍。

6、建立了相对完整的管理业务流程架构
通过实施OA软件,企业对办公流程、角色、动作、权限进行了灵活配置,满足了现代办公对组织行为的多种实际管理应用需求,并以图示化的“流程+表单”方式展现,形象、直观、易学、易用。

7、实现了数据共享,实现实时和动态信息查询
OA办公软件实现了知识的高效管理、积累、沉淀、传播、应用,摆脱了人员流动造成的知识的流失;建立了动态的、可控的、统一的、全面集成和协作化的信息应用环境,使得企业各种资源能够在统一的平台上高度共享信息、协同完成各种复杂的业务处理,从而形成知识积累的科学体系、共同面对市场环境的变化。

8、推进企业文化建设
  通过使用OA办公软件,每一个员工可以对公司有全面的了解。公司最近发生的大事、决策层的战略思想、员工的意见、公司的规章制度、刊物等等都可以直接通报到每一个员工。使员工做到了身在岗位、胸怀全局,大大增强公司的凝聚力。
另外OA办公软件为员工积极参与公司的管理开辟了通道,OA办公软件中的很多功能模块员工建立了员工与公司沟通的一个有效渠道,为使各级员工沟通和协作提供了一个良好的平台。同时,公司的管理层通过员工的意见和改进建议,了解员工想法并及时解决相应的问题,营造良好的氛围。

OA办公软件的操作简单,良好的应用效果能够增强企业信息化信心,为全面信息化做好铺垫。通过使用OA办公软件可以满足企业日常办公的需要,提高企业的运转效率和凝聚力,降低企业日常的运营成本,到达构建企业信息化良好基础的整体效果。企业信息化是一个长期的、不断完善和总结的过程,中小企业的信息化可以选择从OA开始,做到结合自身需要进行整体规划,分阶段、有计划的实施。OA办公软件不仅满足办公自动化需求,可以集成基本的流程管理、知识管理、客户管理等应用,节省资金投入的同时又能满足多种应用需求的应用效果;承元平台型OA本身就提供了一个很好的基础软件平台,利用软件平台扩展性和集成性的优势,为企业信息化深层次应用打下良好基础。

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