OA软件选型的四个简易原则
发布日期:2012-7-3 信息来源:http://www.chysoft.net

很多用户进行OA软件选型时,普遍的感觉是OA软件看似比较简单,厂商之间的功能又非常雷同,不同厂商的特点都不是很突出,要选择一个真正适合自己的OA软件真的是很不容易。很多时候都是在被OA软件厂商引导,甚至是误导。要全面了解一个OA软件可以从软件技术架构、功能、价格、系统易用性、系统稳定性和成熟度、系统安全性、系统可维护性、系统扩展性和二次开发能力、系统性能OA软件厂商的服务能力等多个方面进行综合评估,但一般的用户没有那么全面的知识,本着OA软件选型化繁为简的原则,在选型中只需关心主要的要素。OA软件的主要要素包括技术、功能、价格、服务四个方面,因此我们也就围绕着这几个方面进行描述。
一、OA软件的技术先进
OA软件的技术是整个OA软件产品的基础和核心,采用的技术和平台不仅对软件的价格有很多大的影响,对OA软件的性能、安全性、稳定性,以及扩展性和二次开发能力等各方面有着深远的影响。基于成熟和技术先进的软件平台构建的OA办公应用,后续系统的维护更加容易,尤其是后续的系统扩展和升级非常方便。很多用户在选择OA软件时,只关心界面和功能,对功能的试用也停留在最简单的层面上,这就造成了所有OA都差不多的印象,只简单的比较软件的价格。

二、功能实用,满足自身需要
确定自己的核心需求,包括当前要解决的主要问题和未来几年(以3-5年为佳)要解决的主要问题,主要问题不要太多,超过5条就不是主要问题了。罗马不是一日建成的,所以千万不要试图去满足所有人的要求,也就不要浪费时间去研究协同办公软件全部林林总总的功能。
根据核心需求确定核心功能,忽略或直接砍掉次要功能,其实协同办公软件的核心就是工作流。现在各个协同办公软件都有试用版本,不怕不识货,就怕货比货,将自己的实际办公流程(复杂一点的)放进去认真演练一下,对其适用性就有了直观的认识。
 
三、价格合理,性价比高
同样的性能(包括功能和技术)看价格,同样的价格看性能,这就是性价比。在很多时候,OA软件的价格并不跟其性能成正比,特别是对于中、大型项目来说,价格只是满足人的虚荣心而已。反之,也不要以为越便宜越好,要知道,购买成本只是综合成本的一小部分,还有实施成本、维护成本、拓展成本、升级成本、生命周期成本等等,这才是大头。

四、良好的扩展性和适度超前
由于缺乏信息化方面的相关经验,对OA需求和协同办公软件的洞察力不够,大部分用户的需求都是片面和短视的,所以需求必须要有一定的前瞻性,至少要满足未来3-5年企业的发展需要。很多用户在OA选型之初认为,我们就是发发通知、传传文件,别的什么技术和功能都用不上。
用户对OA的需求不可能是一层不变,当企业处于不同的发展阶段、管理模式、业务模式发生变化时,以及随着用户对OA认识的加深和使用的深入,对OA的需求也水涨船高,如果OA软件的架构和设计不能很好的满足新的需要,定制开发的成本又太高,更换软件则以前的时间和投入全部化为乌有。此时,最佳的解决方案是在现有的系统上进行调整和功能扩展,我们不可能简单对现有的系统进行替换,只能通过在现有软件的基础上进行扩展,才能不断的满足用户变化的需要。

此外,OA软件选型需要考察软件厂商的服务能力,OA产品“质量”和厂商服务是缺一不可,没有好的产品服务成了空中楼阁,没有好的服务OA得不到深入、持续和长久的应用,OA软件的服务主要体现在服务的质量、服务的效率和服务的成本上,。功能实用、成熟、稳定和技术先进的OA产品,加上软件厂商良好的技术支持服务,才能充分发挥OA软件的效能。

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