OA选型流程参考指南
发布日期:2012-8-7 信息来源:http://www.chysoft.net

当所在公司准备实施OA的时候,“受命”于OA选型的负责工作是一件让人倍感责任重大的任务,因为OA实施的成败关乎到企业信息化的一件大事;OA实施成功你将是企业的功臣,实施失败,却又成了众人问责的对象。在此,笔者分享一份OA选型流程供企业OA选型的朋友们作为参考。
1、成立选型小组制定选型规划
  以公司第一把手为组长,CIO或者有相关知识经验者为副组长,另外加上其他若干位相关参与人组成OA选型小组,当然这个可以根据各公司实际情况而进行。
召开选型会议,共同探讨公司基本情况、选型大致步骤,以及制定公司OA需求分析框架和初稿,确定OA系统实施的整体目标和效果,并做好基本预算。

2、详细做好系统需求规划
在公司OA需求分析初稿的引导下制定详细功能需求,需求获取一方面可以向同行借鉴经验,更重要的一方面是确定公司业务的主要框架和流程,然后采用会议、访谈、问卷调查等方式向企业内部人员收集,可按核心部门和重要职位进行分类处理。需求规划是OA选型流程中的一个重要环节,对后续的OA软件厂商选择和系统实施有重要的影响。

3、初定OA软件商范围
  一看:是否有技术实力
  技术实力是一家软件商的根本,抛离坚实的技术基础,界面再漂亮、理念再先进都成了不契合实际的摆设。这一点可从软件开发平台和开发构架分析得知,不过普通人并不懂这方面相关知识,建议可以向其他专业人员请教(事实上,厂商技术实力还体现在其他更多方面)。
  二看:是否有相关行业成功案例
  虽然同一个行业的不同企业间还是会存在一些不同的管理模式和企业文化,不过选择一家在本行业已经有成功经验的软件厂商无疑会为OA顺利实施提供更为坚实的保障。
  三看:软件需求的匹配度
“耳听为虚,眼见为实”。考核产品品质的另一个重要标准是看其实际效果,针对自身的需求定位,看软件厂商现有产品的满足程度,或其他项目中是否有类似的需求实现,针剩余的需求可以看软件厂商的具体解决办法,如:定制开发的策略、实施所需的周期等。

4、产品试用
是驴是马,要拉出来骝骝才知道。首先,选型相关负责人员应该通过软件商的在线试用平台或者下载试用版本进行仔细试用。不过OA是企业全员化使用,因此还需动员公司各部门各职员,让其通过各自的实际工作流程和使用习惯进行深入试用,最后让大家提供系统试用意见。从而进一步了解软件的实力与适合度。

5、分析售前方案
  其实软件商的售前方案对一个项目实施成败并没有绝对的关系,看似精美的解决方案有可能只是“美丽的谎言”,在没有得到验证之前,决不能轻信。但它足以反映一个软件商的合作态度,从中能感觉出软件商是否很重视它这个项目,因此必须尽可能在关键细节进行检验和核实。
方案给人留下的印象远不如当面沟通与现场展示深刻,这就需要产品演示。

6、产品演示
产品演示和产品试用有很大差别,产品试用是企业内部人员自己进行,而产品演示则以软件商为主角,自己为观众,听取和观看软件商对其自身产品的各方面介绍,在产品演示的同时,我们可以向软件商咨询各种疑问以及表明自己的需求和意见。从中我们可以在产品试用的基础上进一步深入了解OA软件,而且还可以从演示过程中看出厂商的实力和判断其是否能够解决我们的软件需求。

7、确定软件商和解决方案
通过上面的选型步骤,基本上已经可以确定合作软件商,如果厂商标准OA产品可以满足企业的需求,则可直接购买其标准产品,如果标准产品不具备企业的核心需求或者其他一些较为重要的个性化需求,则可与软件商协商进行功能定制开发,当然最后还是得根据软件商的具体解决方案和报价,才能最终确定花落谁家。

OA选型流程中的几点注意:
  其一,要了解,了解自身的基本情况,特别是内部的管理,了解OA软件和OA软件公司;其二,要沟通,与选型小组人员沟通,与管理层沟通,与各岗位人员沟通,与软件公司相关人员沟通;其三,要慎重,信息化关系重大,事关企业发展的一个重要事宜;其四,要坚持,OA选型要坚持原则,从大局出发整体考虑,不要受内外因素不必要的干扰。

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