浅析当前OA应用的误区及应对措施
发布日期:2009-7-1 信息来源:http://www.chysoft.net

自OA问世以来,在很大程度上改变了人们的办公方式,提高了办公效率。随着办公需求的深入,计算机发展水平的提高,OA软件种类越来越多,功能也越来越强大。但是相关资料表明,无论是政府还是企业用户对这些OA产品的满意度普遍不高,究其原因,不是某一个OA提供商、某一款OA产品的问题,而是整个OA行业内存在的问题。笔者就当前OA行业普遍存在的问题提出几点看法供大家参考:
   
一、OA试图将日常办公的全部事务硬性搬迁到计算机平台 
在当前OA的设计中,越是强大的系统,功能越繁杂。即使是一个小型OA系统,就包括诸如电子邮件、在线短信、手机短信、电子公告、电子论坛、网上审批、公文处理、文件管理、会议管理、档案管理、日程安排、会议安排、活动安排、人事管理、物品管理、图书管理、车辆管理……等等无法罗列,不计其数。造成的结果是:一级菜单下面带二级菜单,二级菜单下面带三级菜单,仅仅找到某一项功能就会花费不少功夫,更不知多出多少根本就使用不到的功能。大型OA更是复杂,不仅具备以上功能,还可能包括一些概念上的东西,如协同办公、知识管理等等功能。这些功能,即使是一个计算机相关的专业人士,培训后也未必都能掌握,更何况OA的使用人员大部分是仅仅懂计算机日常使用的人士。
将日常办公的全部事务硬性搬迁到计算机平台,往往造成OA系统形同虚设、整体实用率不高,广大企业用户需要的是易用、实用的个性化OA产品。OA产品应该根据计算机的特性和工作内容进行一定的归纳和整合,能针对企业内部的管理模式和计算机水平快速定制的个性化OA才能更好的适应企业办公需求。

二、OA试图将工作中的流程硬性搬迁到计算机平台
从第二代OA开始,工作流就成为OA设计的重中之重。工作流包含很多内容,诸如:分支、回转,异或分支、与分支,同步合并、非同步合并,后退、文件回收等等方式;包括流程监控:管理员及发起者审阅者方便查看流程流转到哪一步;固定流程与自由流程方式:根据不同组织机构的管理方式,提供不同方式的流程流转方式;流程提醒:流程进行到某步骤后,提醒该用户处理文件;锁定保护:当文件被多人会签时,可自动短时间锁定该文件,防止被他人修改提交后覆盖;流程步骤执行自定义应用程序:可潜入某个自定义的程序来加强某个步骤的执行效果;条件判断:可根据表单某个字段的值来选择下一步流转方向等等。这些内容,即使是计算机专业人士,需要多少时间才能学会和掌握?更别谈在办公中真正良好的应用呢?
日常工作中确实涉及到很多流程,但这些流程是根据工作的需要而出现的,很多时候不需要预设也无法详尽的预设;甚至是同一种类型的工作,在不同的情况下工作流程也有区别;现实生活中,原定的工作流程常常因为意外的原因而变化;等等。当前OA应该着手于自制工作流定义,将工作流设置过程最大程度的简化。核心采用开源JBPM工作流引擎,符合国际WFMC工作流规范的工作流定制平台,以不变应万变实现快速自定义,才是最好的解决办法。
 
三、OA试图改造现有办公方法甚至管理理念
由于信息化的推进,信息化管理成为热门词汇,针对此类情况,有些OA提供商又提出了新的概念,号称其OA软件融进了先进的管理理念,可以实现管理的提升;有的OA提供商更是明确表示:他们不是销售软件,而是销售管理理念;甚至有的OA提供商同时也提供管理咨询的业务。有些客户被这些概念所迷惑,不仅购买了OA软件,还采用了一些OA提供商提出的管理办法,结果不仅OA软件没有给他们带来期望的效益,连原有的秩序良好的管理体系也受到影响。 
常规的办公方式和管理理念能够正常的运行,自然有其存在的道理;即使可能存在一定的问题,其改良也必须是渐进式的;而当前OA试图用革命式、一刀切的思路去改革现有体系,无疑会失败。同时OA提供商是软件公司,其在管理学上未必有太多的研究,管理学本身就是一个众说纷纭的局面,OA提供商用单一的理论来指导不同企业的管理模式,局限性是不可避免的。

四、OA将工作重点着眼于岗位,而不是“人”本身 
传统的OA中,权限设计也是一项非常重要的功能。一个OA的用户,可能是普通的工作人员、或者部门主管、或者单位领导,等等类型,那么这个用户在OA中具备的权限也就不同,在OA中能做的工作也就不一样。但是,组成一个办公环境的核心是“人”本身,而不是“主管”、“领导”、“员工”等等称谓的“岗位”。“岗位”是死的,其工作职责是明确的,岗位不会出差、生病、升迁、免职……,岗位无法做岗位以外的任何工作,等等;“人”是活的,其工作的内容也许随时在变化,人会产生各类特殊的情况,同时人在工作上又有很强的自适应性,等等。
出现这种情况的原因是当前OA将工作重点着眼于岗位,而不是“人”本身;过分注重了用户权限的分配与限制,没有一套行之有效的权限宽泛化机制和用户信任机制。承元OA的权限设计采用“以人为本”的方式,具体资源在资源节点上具有唯一的层次代码,统一管理可将各类资源进行集中式管理,分级授权管理可将权限下放到部门、子部门一级的管理员。授权方式与传统的对用户、对角色授权不同,是真正基于策略的灵活的授权方式,可对任何资源进行授权。
  
五、OA对于不同系统资料的管理趋于混乱
在当前OA中,不同的信息是以不同的结构在不同的数据库、主机、文件服务器、应用系统上存在,而这些系统缺乏相互连接的信息渠道,数据被封存并缺乏应有的关联,数据本身结构上又缺乏统一性和规范性,难以被计算机集成处理,从而给单位获取有用信息带来很大的障碍,长期下来,文档、资料的管理越来越困难,这就是大家常说的“信息孤岛”。 
针对这种情况,整合企业内部现有应用系统势在必行,承元OA在Java基础上推出了面向业务系统集成的平台型OA,为企业的信息整合提出了解决方案。系统采取主流成熟的J2EE技术,能够运行于不同的操作系统和数据库平台,方便升级、移植,易于和其他系统集成,实现了内部管理系统的无缝集成。

OA的发展必定经历一段曲折漫长的道路,OA提供商只有看清形势,始终站在用户的角度,不断完善、提高产品的核心竞争力,才能立足于OA进步的时代潮流中

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