OA选型的常见误区归纳
发布日期:2009-7-21 信息来源:http://www.chysoft.net

企业信息化建设迅速发展,OA软件迅速普及,然而纵观整个OA市场,OA产品的整体满意度始终差强人意,不得不说,OA选型的失误是企业用户最大的难题所在。笔者将OA选型中存在的误区一一罗列出来以供参考。

 

误区一: OA就是行政办公,就是收发文

事实上:针对政府机关来说,这有一定的价值,但是对一般企业来说价值不是很大。OA作为办公系统,它需要结合不同的部门和岗位、人员,成为他们的个性化办公系统才有生命力。  

好的OA系统应该是一个综合性通用办公系统,通过该系统实现多人、多部门、跨地域的协同办公模式,旨在解决企业内部事务性处理,辅助管理,提高办公效率和管理水平。

 

误区二: OA只是文件的审批和管理 

事实上:OA不仅仅是文件的审批和管理,关键是作为企业管理软件进行企业管理最终一定要跟财务发生关联,才能最大化发生作用。

好的OA系统在实际应用中,很少会抛弃报销,借款,付款等审批流程。

 

误区三:OA就是文秘

事实上:OA软件不是摆设,现在许多企业的OA系统主要用来发通知,交换文件,跟一个文秘差不多。

好的OA系统应该还有文档管理、知识管理、统计管理等多种功能。 

 

误区四:OAERP的一部分,认为OA很简单,是从属于其他系统

事实上:OA的管理思想与ERP完全不一样,ERP主要注重在物料,物流,资金的管理,是以结果为导向。OA注重对人和过程的管理,强调灵活性和协同性。

OA现在的发展趋势是成为协同管理平台,作为管控内部资源和外部信息交流的平台与ERP构成了企业信息化的基石。

 

误区五: OA的终极目标就是手工转为电子化

事实上:OA作为一个管理软件,手工转为电子化只是OA的第一步,关键是引入软件这一工具来对管理进行变革以适应外部的竞争和企业发展。

 

误区六: OA实施很简单,是信息部门的事情

事实上:OA作为管理软件,关键靠人去用,企业应用深度与否取决于企业领导层重视程度,以及配套的管理制度保证和供应商的服务能力,两者缺一不可。  

 

误区七: OA马上就可以见到效果,可以一蹴而就

事实上:OA是一个系统工程,需要整体规划,分步来实施,关键是企业需要把目前最迫切,最关键,见效最快的需求先提炼出来,在此基础上逐渐加深应用,然后在扩展新的需求。

 

误区八:OA满足当前的管理需求就可以

事实上:OA的深度和广度可以很深很广,很多企业因为对OA的规划不了解,所以导致 OA在应用过一段时间以后遇到瓶颈。

好的OA系统应该满足企业的成长需求,在企业的运营模式调整或者业务范围变动的情况下,用户可自己通过OA平台的非开发模式进行功能的扩展,移植和集成。

 

误区九: OA软件可以彻底改善管理

事实上:管理混乱是因为没有规范的流程,而规范的流程需要人来制定,然后借助OA系统来让流程得到有效的执行,OA与人的作用应该是相辅相成、互相促进。

 

误区十:自己开发OA

事实上:开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本,不可控因素很多,综合费用最低也要几万元,很多都要数十万元,除了个别特大型企业和敏感性单位,建议普通企业不必自己开发。

 

误区十一:大企业开发的OA一定好  

事实上:术业有专攻,大企业能做强某个软件或者硬件,却不一定能做好OA,而且大企业开发的OA系统价格往往是普通OA的数倍甚至数十倍。因此性价比高,适用性强的OA系统往往成为中小企业的首选。

 

误区十二:协同比OA

事实上:传统OA软件以处理结构化信息为主,协同软件以处理非结构化信息为主,它们相互依存、相互补充、共为一体,组成企业完整的信息化大脑。

 

误区十三:OA功能越全越好

事实上:功能太多容易造成功能闲置,系统空洞; 功能越全,系统越复杂,使用越困难,维护越麻烦; 功能多一点,价格多一片,一次性投入太大; 服务成本直线上升,隐形风险增大,甚至使应用半途而废。

好的OA系统应该能满足自己核心需求、又容易二次开发、价格相对便宜的产品。  

 

误区十四:OA价格越贵越好

事实上:价格越高,投入越大,负担越重,风险越高。对于中小型单位而言,万元左右的OA系统性价比最高,因为功能性、稳定性、价格方面结合得最好。

 

误区十五:OA价格越低越好   

事实上:价格太低,产品的稳定性、升级性、版权、售后服务等都没有保障。还有很多原因导致产品低于正常价格销售,比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或准备退出市场等等。   

 

误区十六:OA系统越透明、开放、越自由越好   

事实上:开放必须是相对的,如果所有员工都可以在网上随意浏览单位的财务数据、客户资料、成本信息、配方工艺等重要文件,就很容易造成泄密,给企业带来不可估量的损失。   

好的OA系统应该有灵活的权限设置,这样既方便各种文件在系统内的统一管理又保证安全。  

 

误区十七:OA越安全越好

事实上:过分苛求安全性,强调安全压倒一切,一方面不利于软件的升级,另一方面不利于OA在企业的推广维护。

好的OA系统实现统一访问控制,统一权限控制能满足企业的安全需要。 

 

误区十八:OA系统应该完全符合单位的办公模式

事实上:OA系统不是将传统办公搬到网上,它融合了先进的管理理念和积极的工作态度,体现了新的办公方式。因为OA系统是对旧模式的改造,所以会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突,必然有融合期,这就要求单位能够积极创新,勇于变革,从观念和行动上除旧纳新。

 

企业信息化是企业发展的必经之路,推广和实施OA,根本目的不仅是帮助企业建立一套完整的信息化管理系统,更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善,促进企业制度与文化、人与组织的和谐发展。这就决定了企业在OAOA的选型过程中必须立足企业的实际需求,转变以往的思维方式和观点,从OA真正在企业信息化过程中发挥的重要作用出发,从企业战略出发,选择企业所需要的OA系统。

 

 

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