文档管理作为企业运营的基础和“血脉”，不同企业对文档管理也有着不同的要求，面对众多的文档管理方案，如：在线文档SaaS（软件即服务）产品的便捷性，许多企业开始思索：是选择轻便的云端协作，选择专有的文档管理系统，还是使用深度集成文档管理的本地化部署的OA系统？OA系统的文档管理是一个“古老”的模块，随着技术的发展变化也在不断演变，其功能也越来越强大，对于追求长远稳定、注重核心数据资产的中小企业而言，本地部署的OA系统在文档管理方面，依然展现出不可替代的独特优势。

本文将深入探讨中小企业选择本地部署OA系统进行文档管理时所拥有的核心优势，并与saas模式的文档等在线协作文档进行适当对比，以提供更全面的决策视角。
一、OA系统文档管理的主体功能
1、OA系统的资料中心
资料分类的创建，资料的添加、修改、删除、共享、检索，相关系统的资料入库管理，支持word、pdf、excel、ppt、html等类型文档的全文检索、文档的在线编辑，支持手机对文档的浏览，支持大附件的上传与下载，按权限控制对文件资料的访问管理，如：文档的读、写、下载等，用户可将拥有权限的分类共享给其他部门或者个人，并支持多级分类。

2、OA系统的文件交换
实现一对多的文件发送、提醒、接收、回复、转发、补发、阅读情况查看、未读撤销以及归档功能，文件资料的接收阅读对象由发送人决定。
典型应用：代替内部电子邮件，重要文件发送、接收与确认。

3、OA系统的信息发布
以网页方式展示信息，自持栏目的定义与扩展，手机移动OA可进行阅读与反馈。信息发布不同的用户拥有不同栏目的新增、修改和访问权限。
典型的应用：通知公告、图片新闻、规章制度、电子期刊、资料下载，政府部门的政务公开，单位内部的相关专业知识培训、内部的知识管理等。可以通过后台的管理扩展新的栏目，授权相关的部门和人员进行访问。 

二、OA系统本地文档管理的特点
1、集中统一存储
建立企业专属的文档中心，将散落在员工个人电脑、各类邮箱和公共盘中的合同、方案、制度等文件集中归档。所有文档按部门、项目、类型进行分门别类，实现企业知识的统一沉淀和管理。

2、权限精细管控
基于企业OA系统的组织架构，支持为每个文件夹乃至单个文件设置精细的访问权限，可明确规定哪些部门或员工可以查看、编辑、下载、删除或分享文件，有效保护商业机密和敏感信息，实现“该看的人能看到，不该看的人绝对看不到”。

3、文档在线编辑
支持多人在线同时编辑同一份文档（如Word, Excel），实时看到对方的修改内容，显著提升团队协作效率，减少文件反复传输、合并的繁琐流程。

4、快速检索与查找
提供全文检索功能，不仅能通过文件名，还能通过文档内的关键词快速定位所需文件，极大节省了查找文档的时间成本，让知识获取变得高效便捷。

5、PC和手机端的文档协作
文档可以是在PC端编辑和处理，手机端用户基于OA统一的权限控制下，随时阅览文档。

三、选择OA本地文档管理的优势
1、数据安全可控性高
所有企业核心文档数据均存储在公司内部的服务器上，完全脱离公有网络环境。企业自身拥有数据的绝对控制权，无需担心第三方云服务商的数据泄露风险、合规问题或运营终止风险，尤其适合对数据安全要求高的行业。

2、访问与传输速度快
由于服务器位于局域网内，内部员工访问和读写文档的速度极快，不受外部网络带宽波动的影响。处理大容量文件或高频访问时，体验流畅，能有效提升工作效率。

3、定制化与集成能力强
本地部署模式可根据企业的特定业务流程和管理习惯，对文档管理模块进行深度定制开发。同时，它也更容易与企业内部已有的ERP、财务软件等其它系统进行集成，打破信息孤岛。

4、一次投入，长期受益
虽然初期需要投入服务器硬件和软件授权费用，但这是一次性或阶段性的成本。之后无需支付持续性的按人按年的订阅服务费，从长期来看，对于业务稳定的企业更具成本效益。

5、符合严格合规要求
对于某些必须将数据留存于本地的行业或地区（如金融、政府相关领域），本地部署是满足国家及行业法律法规合规性要求的必然选择。

对于中小企业而言，内部文档管理的方案有很多选择，OA系统包含文档管理功能，而本地部署的OA系统在数据安全、流程集成、定制化、访问性能和长期成本控制方面，有着在线saas文档管理所不具备的优势，更适合看重文档安全性、文档分类多、权限控制严格，以及有协同协作和流程管理需求的中小企业用户。