不了解OA办公系统规划需求时，会导致需求过于简单或需求不清晰，有的则将需求规划得大而全导致过于复杂。因此，OA办公系统实施需求的处理，首先做到把握好企业的核心需求；其次由于不同厂商产品和技术定位的不同，相同的需求不同的OA厂商实现的代价也不同，选择符合自身需求的OA厂商和厂商是关键，这是在解决OA办公系统预算和需求的矛盾遇到的常见问题。
在企业信息化建设的过程中，OA系统的实施常常没有我们之前想象的那么简单，在实施过程中出现超出需求和计划之外，企业应该如何合理的舍取呢？
需求不明确无法评估预算的处理办法
这种情况是很多中小企业遇到的问题，由于缺乏信息化经验，无法形成明确的oa需求，也就无法评估oa系统的预算，此时建议是使用厂商oa产品中的通用功能，也可以先使用免费oa，在有了明确的需求和oa实施经验后在去选择适合自身的oa，并在oa使用过程中结合实际需要，不断发掘需求和深化应用。
选择的oa产品需要做到基础功能完善，而对于后续有不同程度个性化需求的用户，oa产品同时需要具备良好的扩展性和二次开发能力，可以满足后续用户不同类型的需求，平台型oa在这方面拥有无可代替的优势。

从实际需要考虑规划oa需求与预算
1、用户对OA的要求不同，项目难易程度不同，是否包含不同程度的定制开发等，最终投入的时间和成本不一样。需求的复杂程度，包含个性化需求的开发工作量，企业组织架构的规模等都会影响oa的预算。
此外企业OA实施推广成本、OA运行硬件成本、OA实施人力成本等方面，企业选型前要做好预算分析计划，才能更好地节省OA选型成本，选择到合适的、性价比高的oa产品和厂商。

2、无论我们的OA办公系统怎么选，都要明确引进系统的目的是为了给企业带来实实在在的帮助，为了解决企业的管理和办公等实际问题的。只有明确了企业的基本需求，围绕自身的需求并适当的考虑技术因素，才不至于在OA系统的选型中失去了方向。

3、根据规划制定的需求，找出相对适合自己的，满足企业需求的几套OA办公系统。不管是软件厂商的标准版OA产品，抑或是可进行局部或全部个性化定制开发的，总会有那么几套比较接近需求的系统，可以先把这些系统划为第一目标范围。

4、比较下价格，选择符合需求和预算范围之内的厂商。在初次预选的OA办公系统中，有的可能会在预算之内，有的可能略超预算或者超额比例较大。这时，我们可以先剔除OA办公系统预算超额比例太大的那些。

适当考虑技术层面的需求与预算
1、考虑后续的维护和服务保障
不同的OA厂商技术架构不同，采用的系统软件不同，服务能力和服务体系不同，产品购买和实施的费用相差比较大，企业用户需处理好技术的先进性和OA办公系统费用预算的关系，不能过分的看重价格忽略了软件的技术，落后的技术后期的服务成本和维护成本更高，系统的应用效果也可想而知，这样也违背了企业使用OA办公系统的初衷。

2、考虑后续维护和服务的代价
考虑OA办公系统预算时，应该考虑到OA办公系统的维护服务费用，oa厂商的系统维护服务包括功能完善、错误修复、系统升级、问题解答等方面，购买产品就是购买服务，没有服务保障的oa系统无法长久正常使用。不同的oa产品维护和服务的难度也不一样，因此选择系统技术架构先进、运行稳定、使用简单、维护方便的oa产品是企业用户在选型时就需要考虑的。

3、考虑后续新的需求
不同的单位因行业、区域、单位管理者的管理模式的差异而存在不同，O办公系统在实际应用中需要具有很大的灵活性，同时OA是所有管理软件中使用人数最广的管理软件，需要让大多数的用户所接受和认可。如何更好的解决用户的需求，为不同单位提供差异化的软件服务，使用户享受优质、持续、稳定的服务是OA软件服务的难点。
使用一套标准OA产品功能去满足不同用户的需求，存在较大的难度，尤其是对oa有着较高要求的用户单位，但满足用户个性化需求并非一件容易的事情，用户个性化需求的多样性对软件厂商的服务提出了种种挑战，因此在技术层面上需要考虑后续新的需求。