邮件和QQ等即时通讯软件简单易用，日常应用也可谓是非常广泛，对于很多企业（如：外贸企业）邮件和即时通讯软件更是不可缺少的必备沟通工具。与邮件和QQ相比较，oa沟通的优势主要是在企事业单位的内部管理上，日常工作中很多沟通都可以在oa中实现，如：会议、工作请示与报告、工作计划、任务的下发与执行等，当然oa的作用不仅体现在内部沟通上。而与oa相比，邮件和QQ沟通在存在一些不足，如：无法进行的事务分类，无法管理业务相关的事宜，信息无法关联等。
一、邮件和QQ无法进行业务的处理
在企事业单位的日常工作中，经常会出现“沟通”-->“执行”-->再“沟通”-->再“执行”，当我们面对的是“业务处理”、“任务执行”等类型的沟通时，邮件和QQ就无法很好的实现业务处理和任务的执行了，只能借助于第三方的手段，这样导致沟通和执行的信息被割裂开了，而在oa中这些都是最基本的功能需求。oa是面向单位内部人员使用的，是组织行为管理的软件，可以提升企事业单位内部的沟通效率，协同和协作的能力。oa不仅实现和存储了内部沟通的记录，日常的审批和各类事务的管理，同时也提供了业务处理的操作，有权限的人员和各级部门负责人，可以对自己管辖范围内的事情进行跟踪、监督、指导和管控。

二、邮件和QQ无法很好的解决多环节和多层级的沟通
通过oa结合企事业单位的实际流程，可以实现跨部门和多层级的沟通，并同时可以进行业务的处理。在此，我们以一个企业的售后故障服务流程为例，客户人员录入客户的故障信息后并初步处理，发送到下一个环节的责任人，由相关部门责任人安排技术服务人员解决，而技术人员也需要将现场处理的结果反馈到系统中。可以肯定在问题处理过程中，会涉及到不同层面反反复复的沟通，对重要或问题级别比较高的，则需要其他部门人员或高层负责人的参与。这种沟通+业务办理在oa中可以得到很好的解决，但通过邮件和QQ则很不方便，尤其当每日需要沟通和处理的事务非常多时，特别是当某个问题的处理周期比较长，沟通的细节比较多，参与的人员比较多，邮件会“堆积如山”，邮件和QQ的沟通就已经力不从心了。

三、邮件和QQ沟通信息无法关联、检索和统计
对于企事业单位来说，内部沟通的内容可能会非常多，涉及到单位的方方面面，通过oa进行沟通，可以是以事件或任务为主线，也可以是以人为主线的沟通，在承元oa具体模块的使用上，可以采用oa的任务管理、日记、汇报、工作沟通单、流程审批等，以及个性化定制开发的众多功能，信息之间可以有效的进行关联，如：在工作的汇报与批示中产生任务，在流程审批中产生各种消息提醒，可以按人、事情的类型等检索沟通记录，对沟通记录进行汇总和统计。而邮件和QQ这方面就存在明显的不足，特别是一件事情执行过程和周期非常长，沟通的内容也非常多，邮件和QQ无法提供行之有效的管理，更不可能进行单位业务的处理。

四、oa与邮件、QQ结合的优势
在对外的沟通与联络中，邮件和QQ的作用是oa无法处理的，oa一般只能是在单位内部使用，而邮件和QQ则没有这些限制，但对于有一定规模的企业事业单位，oa是内部沟通和管理的基础平台，在某种意义上可以说是必备的。在单位内部使用oa进行沟通，可以实现多人、多部门、多层级和不同层面的沟通，在沟通的过程中同时进行业务的处理，而邮件和QQ这方面就相对比较欠缺。

实际上oa和邮件、短信、即时通讯工具是可以集成的，以承元oa为例，在OA中已经很好的集成企业邮箱，可以在oa中进行邮件的收发，业务的办理情况可以通过邮件提醒外部的客户、供应商与合作伙伴，从而实现它们之间的优势互补。

五、承元OA实现办公与IM即时通讯于一体
承元OA中手机移动端和客户端包含了基础的即时通讯功能，更好的解决了沟通与管理的日常应用， 对于很多用户单位而言，沟通和管理是密不可分的，oa系统软件也会从用户需求的角度出发，集IM即时通讯与OA办公于一体。单位内部的沟通和管理是密不可分的，很多用户在使用oa的同时，内部也使用QQ、微信等工具进行日常沟通，oa办公和IM即时通讯的连接，建立在oa系统内部的组织架构之上，是工作方面的即时沟通，更好的处理了工作上和私人的沟通问题。
  (1) 实时的信息提醒，无需类似web端需要打开软件窗口。
  (2) 文字、语音、图片、文件传输，自动区分局域网和互联网的文件传输。
  (3) 随时进入oa系统，无需输入用户名和密码，操作方便快捷。