要发挥OA系统与用户自身信息化经验息息相关，首先需要熟悉OA特点和作用，其次对自身的内部管理需求相对比较熟悉。对于没有实施过OA的用户，一些单位的负责人对OA的实施认识不足，当起“甩手掌柜”并将项目随便指定一个负责人，将实施完全寄托在供应商身上，自身则很少参与和管理，整体上对OA实施的重视程度不够，系统“可有可无”最终没有使用起来，自然也就会觉得OA的作用不大。

OA系统作用不大没有使用起来的用户，很容易将原因归咎于OA产品缺陷和软件厂商服务能力的问题，用户方却忽视了自身存在的问题，在对OA不了解和OA需求不明确的情况下盲目选择软件厂商，实施推广上缺乏经验系统无法有效推广，OA系统需求管理与实施推广是用户的必修课，是厂商无法代替最终用户去完成的。对于已经实施过OA的用户，一些用户认为OA系统作用不大，一般主要存在以下系列问题：
1、OA系统没有起到实质性的作用
OA系统没有起到实质性的作用，最终让用户认为“OA系统作用不大”，OA系统没有结合用户单位的实际需要，需求过于简单起不到实际效果，或是自身存在个性化需求在OA中没有得到体现。出现这种情况的原因一般是用户没有做到对自身的OA需求的合理规划，或是没有选择到适合自身需要的OA产品，无法有效的满足自身需求，具体可以归纳为以下几点：
 (1) OA需求和使用的功能过于简单，最终导致OA系统发挥的作用有限，软件系统可有可无，用户认为OA系统作用不大；
 (2) OA没有与实际需求结合，无法解决用户的核心需求和实质性的需求，发挥的作用有限；
 (3) 没有解决用户的个性化需求，软件的实用性有限，OA系统的使用停留在简单的层面上，导致了一些用户认为OA系统作用不大；
 (4) 手机OA移动办公问题，部分负责人或核心部门人员无法固定办公，选择的OA产品无法解决常规移动办公的要求，影响核心人员对OA系统的正常使用，进而影响相关环节的审批和决策；

2、OA系统的实施推广没有到位
实施推广对用户单位OA项目负责人的信息化经验，对单位内部的管理和执行力等有一定的要求，厂商有经验用户没有配合好不能保障项目的落地，这是很多中小企业OA实施存在的问题。
OA系统的使用是一个长期的过程，伴随着单位内部的管理信息化而存在，是一个不断深化的过程。以企业OA系统的实施为例，实施和推广必须和企业日常的管理制度紧密结合，甚至是包含业务功能并和企业的业务管理结合，并需要进行功能的扩展和一定程度的二次开发，这是企业OA实施推广取得效果的前提条件。
企业oa实施就是要将oa软件和企业的管理需求相结合，如果自身的内部管理没有理顺和确定，单纯的购买一套oa软件则达不到预期的目标，也必然会影响企业oa系统的推广和使用效果，因此企业的执行力和组织管理能力是保障oa落地的必要保障。

OA软件的实施和推广决定了它是一个“全员信息化”的大事，OA用户的各个部门和绝大多数人都会使用到这个OA软件。如果用户单位负责人自身对OA不重视，系统培训不到位，OA软件的实施中执行力不够，用户方的项目负责人频繁更换，OA厂商的服务不到位等，都会影响OA软件的应用效果。

3、OA软件产品与服务存在的问题
在需求确定后，围绕需求选择符合自身要求的产品和厂商，OA系统产品和软件服务是OA项目落地的两个必要条件，选择了一款好的OA系统产品如果没有良好的服务保障，没有结合用户需求并提供相应的实施，难以取得良好的效果；如果选择了技术架构落后的OA系统产品，服务成本高、可维护和扩展性差，用户需求无法很好的实现满足应用效果差，稳定性差则增加了系统的维护代价。“应用效果差、服务代价大”，用户感觉产品一般和“落差大”，让很多中小企业用户的OA项目难以为继，最终让用户认为“OA系统作用不大”。
 
因此，忽视OA系统技术选择了技术落后的OA产品，将会给后续的项目实施和服务带来不利的影响，通过服务是无法从根本上弥补的。这类OA产品由于开发技术落后，软件的稳定性和安全性差、维护不方便、维护成本高，相关的服务无法得到保障。因此为确保OA的成功实施，首先需要进行正确的OA产品选型，OA产品和厂商服务是密不可分的，选对适合自身的产品是保障服务的前提。

如何做好实施推广确保OA系统落地？
在OA系统的实施推广过程中，企业OA的负责人协调各部门的之间的关系，协调与OA软件厂商之间的关系，负责组织不同部门需求的收集、分析，负责对OA使用过程中问题的收集，组织相关人员对OA系统进行测试，协调厂商对相关问题的解决处理，组织内部的培训和使用推广等。
软件厂商在实施过程中起到主导作用，提供技术保障和各种需求的实施方案，OA实施的效果更多是取决于自身的经验，在中小企业的实际应用中，很多的中小企业管理者承担了信息化负责人的角色，由于熟悉公司内部的情况，可以在信息化过程中不断积累经验，往往能取得比较好的应用效果。

总之用户单位认为“OA系统作用不大”，有功能和需求的问题、产品技术的问题、厂商服务的问题、实施推广的问题等四个方面，产品选错了实施难做、使用效果差，产品选对了不能保证项目的成功落地，一句话总结：“选对产品+做好实施”。因此保障应用效果和避免“OA系统作用不大”，不仅仅是对厂商的要求，OA实施虽然需要有良好的技术保障，但并不是一个单纯的技术问题，需要用户单位有一定的信息化经验，需要单位有较强的组织管理能力和执行力，这是做好实施推广确保OA系统落地的前提条件。