OA办公系统的是否合理有效取决于用户的经验，取决于用户oa负责人是否熟悉单位的业务和管理，oa需求的优化取决于oa负责人的组织协调能力。在合理制定好相关的实施规划之后，最重要的一步——需求分析开始了，怎样做好需求和OA功能分析，笔者之前的相关文章已经提过了，今天说说需求分析中的常见误区，供大家参考。

1、需求过于简单
不少中小企业用户对OA系统了解不深，企业oa需求与功能过于简单，企业用户有针对性的提出自身要求，导致在后续使用中oa“可有可无”发挥作用有限，企业oa负责人信息化方面的经验缺乏是问题所在，无法系统和有效的规划oa需求和功能，无法结合企业的实际管理需求。
事实上，用户除了对企业自身管理现状进行调研以外，还可以借鉴同行业成功先例，或者向经验丰富的OA软件提供商咨询，共同完成需求的确定。

2、需求过于泛化
有些项目负责人在需求确立阶段，给公司全体员工下达要求，要求每个人都把需求提出来，最后汇总，并要求软件提供商逐一实现。这样的需求没有重点，“什么都有，什么都不深入”。如果OA的需求过于庞大和复杂，导致OA项目实施的难度大、实施周期长，此时最好是采用分阶段实施的策略，降低风险保证OA的成功率，先将明确的需求和重要的需求先实现。
事实上，在这样泛化的需求下，项目负责人和软件供应商都将陷入无止境的开发-沟通-修改的困境中，因为迄今为止，没有任何一个管理软件能解决企业的所有问题，OA软件也不例外。

3、需求缺乏个性化
大量实施案例表明，不少企业用户对需求的把握均来源于同行业成功先例，因此照搬照抄别人的需求，结果导致OA系统水土不服的例子屡见不鲜。
事实上，企业管理特点千差万别，个性化的OA需求是必然，任何通用的OA功能或者适合别人的功能并不一定是好的功能。最好的OA功能应该是紧密围绕企业管理需求的，很多个性化需求都体现了自身的优势和特点，这样的OA需求通常表现出“通用性”和“个性化”两大特点。紧密围绕中小企业的管理需求，进行适量的个性化开发，让oa的作用和实用性更高，融入了企业自身业务和管理特点的oa办公系统，更能发挥企业的个性化优势。

4、需求完全依赖OA软件厂商
一种情况是缺乏相关经验，有些项目负责人干脆将需求交给OA软件厂商，另一种情况则是OA软件厂商越俎代庖，试图以需求引导最终销售。
事实上，OA需求是在现实的企业管理需求的提炼，而真正能够了解企业管理特点的还必须是企业管理层，单纯依赖软件提供商，其结果可想而知。我们建议用户先提出总体框架和关键需求，然后适当听取软件提供商或第三方意见，避免走进误区。

企业如何结合自身情况，合理规划需求?
在综合考虑自身信息化经验、单位的业务和管理模式、整体预算等情况，合理规划需求，企业oa信息化是一个系统和长期的过程，不可能一蹴而就，必须在总体规划下，本着急用先上的原则，分布实施。在信息的实施过程因实际的情况、企业的发展变化进行相应的调整。
1、企业信息化涉及到不同的部门和人员，不同的人员计算机水平不同；如：企业在信息化过程中会选择OA、ERP、CRM等软件，在软件选型时需结合自身实际需求、人员计算机水平。
2、中小企业用户缺乏IT人才，企业负责人最好能都全程参与，才能保障oa系统应用的持续优化，不断的积累经验。

需求规划的基本原则和步骤：
1、确定整体的目标和范围
2、确定业务的主要框架和流程
3、确定业务参与的核心部门和核心业务负责人员。
4、OA软件厂商的需求人员主导需求的整个过程，采用会议、访谈、问卷调查等多种方式进行收集，核心部门和人员重点参与。
5、对需求进行分析整理，合理的进行取舍，对关键需求进行细化。