企业OA系统功能从早期简单的文件管理，到后来的OA工作流和表单技术的应用，再到软件平台+业务+办公的组合应用，到移动互联网时代手机OA的移动办公等等，OA本身也经历也很大的发展变化，不同的用户对OA的认知不同，对OA的需求不同，以及自身的信息化经验的差异，导致OA系统在企业内部发挥的作用也存在天壤之别。
从目前市面上众多的OA软件厂商，部分用户可能会联想到两个方面，一是由于OA系统市场的需求量大，二是似乎OA的门槛低，但笔者在此问一句，企业OA系统真的有那么简单吗，是哪些方面的原因导致用户产生这些误区呢？
原因一：企业OA系统是一个简单的产品
这是对OA最简单的一个认识，认为OA就是一个单纯的产品，有相当部分用户使用的是免费OA，一些软件公司盗版其他公司的产品（asp和php是解释型语言，开发的程序源代码是公开的），花极小的代价对版面进行修改，就成了自己公司的产品，然后在市场上低价出售。

OA系统需要结合企业的实际需要进行使用，并不断地深化使用效果，因此最终用户需要具备一定的信息化经验，明确自身实施OA的需求和目标效果，包括前期的咨询、需求规划、对企业内部管理制度和业务模式的熟悉程度，如果只是简单的使用产品功能，没有结合自身的需要导致发挥的作用有限，加上购买的产品价格低没有相应的服务保障，这类用户认为OA系统简单甚至没有作用就不足为怪了。

原因二：需求简单导致OA系统应用简单
目前市面上有众多的OA软件产品，有付费的也免费的，用户好像可选择的产品非常多，功能上也给人感觉都“差不多”，但很多产品只适合要求不高的简单使用。由于一些中小企业用户对OA系统不是很了解，OA功能和需求规划的时候往往过于简单，如：只使用OA发布信息和通知公告、沟通，简单的审批和简易的考勤管理、文件资料的存储等等。需求简单和缺乏结合自身需求的个性化应用，这样最终必然导致OA系统的应用效果不好，过于简单的需求会导致使用OA的价值不大和发挥的作用有限，让用户觉得企业OA系统的作用可有可无，最终这类用户认为OA系统简单甚至没有作用就不足为怪了。

这类用户以使用saas类的免费OA居多，由于没有相应的技术支持服务，加上自身的需求简单对OA的使用也简单，OA需求简单和功能单一起不到应有的效果，发挥的作用有限，但需求也不是多多益善，过多的需求会增加开发的工作量，超出用户单位的预算，会给后续的OA实施开发带来系列问题和风险。

原因三：自身缺乏经验导致OA系统发挥作用有限
从某种意义上讲，企业OA系统的简单或复杂和用户需求有关，而需求规划与OA系统的成功实施则和用户自身的经验息息相关。相当一部分的用户忽视了自身经验的积累和提升，在OA系统选型时一直忙碌于产品和供应商的选择，最后自己的需求是什么都没有弄清楚。

了解企业OA系统和信息化的作用，尤其是结合单位自身的情况，这是企业用户需要必须具备的，让企业负责人对oa的价值有正确的认识和评估，OA涵盖了沟通、审批、协作、文档信息、人事、行政、 财务、考勤、资产、客户、销售、采购、业务集成等范围，oa移动办公则是企业协同办公的重要组成部分，但企业不是所有功能都会使用，选择和自身要求相近的产品，并在后续的实际使用中不断深化应用是关键。

自身OA信息化经验的缺失，必然会对OA的作用认识有限，OA系统功能需求的规划有可能就变得简单，最后导致OA发挥的作用有限，也就认为OA系统简单没有作用。

原因四：发挥的作用小，或OA系统实施和推广失败
企业OA系统失败的原因有很多，如：产品选型失误，后续没有服务保障，大量定制开发导致的OA项目失败等，但有一种OA系统的失败实际上更为常见，就是OA系统被搁置使用了，也就是说系统没有使用起来，有的是OA产品过于简单的问题，有的是企业内部执行力问题导致OA没有成功实施和推广，最终OA系统是实质上的失败。

企业OA系统的实施就是要将OA软件和企业的管理需求相结合，如果自身的内部管理没有理顺和确定，单纯的购买一套OA软件则达不到预期的目标，也必然会影响企业OA系统的推广和使用效果，因此企业的执行力和组织管理能力是保障OA落地的必要保障。产品选型失误和使用的功能过于简单，OA发挥的作用也就有限甚至是被搁置使用，最终也会认为OA系统简单没有作用。