OA协同办公系统作为管理软件（其它的如：ERP、财务系统、CRM等）的典型代表之一，是用来承载并实现企业管理思想的信息化平台，OA厂商依托自身产品化的软件产品，紧密围绕着用户的管理需求，解决企业日常管理中的各种问题，并提供系列配套的软件服务。而融合企业管理思想的OA需求，应该交给最了解企业现状企业管理者，或者是其委托的职业经理人与机构，而不应该是OA软件厂商。
本质1：OA是面向管理的应用软件
OA协同办公系统和其它的管理软件不一样，首先是面向单位内部管理的，其次是面向单位内部的全员化使用，实现多人、多部门、跨地域的高效协同协作。OA协同办公系统中包含了不同功能模块、不同的审批流程，对应企事业单位日常管理中的相应事务。基于 OA协同办公使日常许多通过手工完成的事情，被计算机和网络提供的功能所代替，提升企事业单位的办公效率和内部的执行力，降低企事业单位的经营管理成本。

由于OA的不断发展和进步，市场规模也在逐渐的扩大，大量OA软件产品充斥其中，单凭软件功能这一项来打动用户已经变得越来越难，于是不少OA厂商在产品的包装、宣传、市场营销策略上花费大量心思，结果是逐渐忽略OA协同办公系统的本质， 偏离了OA协同办公系统的两个最重要的因素：技术和服务。这样造成的后果就是：一段时间内，OA市场看似风光无限，但繁荣的背后却是应用效果不理想，OA用户的信心和满意度都大大的降低。

本质2：OA立足于解决用户需求
OA协同办公系统的需求直接关系到系统的作用和价值，结合企事业单位的实际情况，合理的规划OA需求，并将需求准确地传递给OA厂商，这是OA使用单位必须要做到的。

OA协同办公系统的需求不仅包括了当前的需求，还需要考虑后续发展和变化的需求，对于无法保障固定办公的用户，同时需要重点考虑移动办公的需求，相当一部分用户的OA融合和集成了业务管理需求，此外系统的易用性，系统的性能、稳定性和安全性，系统的可维护性和二次开发能力等，都是需要综合考虑的需求。

偏离需求而单纯关注技术就容易进入误区，绝大部分CIO都是技术爱好者，也正因为这个因素被指派作为OA项目的负责人。不过组织行为学和组织管理学并不是CIO的擅长，所以CIO难以了结或者描述OA的价值，失去了以组织行为管理的价值准绳，只能凭借技术作为判断方向的依据，这样的选型偏离了的基本需求，先进的技术只会带来南辕北辙的负面效果。

本质3：OA的本质就是软件服务
OA协同办公系统不仅需要结合单位内部的管理需求，更需要厂商提供开发实施的服务才能实现既定的目标和效果，也就是我们常说的OA项目实施和软件服务，否则OA使用就只能停留在简单的层面上，如：简单的通知、IM即时通讯的使用（很多使用微信），文件的管理等，而OA协同办公系统的实施需要厂商和最终用户的紧密协调合作，不同用户单位对OA软件服务的要求不同，有的包含不同程度的个性化开发，实施难度也不一样。

OA协同办公系统的使用是一个长期的过程，需要厂商提供相应的技术支持保障，这也是一些缺少售后服务的免费OA产品无法有效使用起来的根本原因，作为面向单位内部管理的OA协同办公系统，购买OA产品本质上就是购买软件服务，缺少售后技术服务保障的OA项目，必定难以获得好的应用效果。