OA系统需求规划与实施推广是用户的必修课，企业OA信息化不等同于简单的产品购买和使用，需要结合单位的实际管理并经过实施服务才能落地。用户单位OA负责人需要具备一定的信息化经验，需要在了解OA系统作用的前提下，合理规划需求并选择适合自身需要的OA产品和厂商，需要组织协调好内部OA系统的实施推广，并协调好OA供应商保障后续技术支持服务，整体上OA用户单位需要做好以下系列工作：
1、结合自身的情况，熟悉OA软件的作用和应用范围；
2、梳理内部的需求和流程，确定OA软件实施的目标和范围；
3、选择符合自身要求的OA软件产品和OA厂商；
4、配合OA系统厂商进行开发实施；
5、组织并协调好各部门人员，做到有计划、有步骤的培训和推广

从以上可以看出，用户OA系统实施效果的好坏自身经验是关键，其中OA系统需求规划是首当其冲的，一些用户单位在需求规划中容易出现以下三个方面的问题：
1、OA系统需求功能很简单
问题原因：自身缺乏OA信息化经验，不是很了解OA系统的作用
一些中小企业用户对OA不是很了解，OA功能和需求规划的时候往往过于简单，如：只使用oa发布信息和通知公告、沟通，文件资料的存储，单位很少使用PC电脑却没有考虑移动办公需求等，这样最终必然导致OA软件的应用效果不好，让OA变得可有可无。
一个单位的内部管理涉及众多的人员和事务，作为解决内部管理的oa有其作用的范围，典型的包括沟通、审批、协作、文档资料、人事、行政、考勤、客户、销售、采购、公文收发、业务集成，以及移动办公方面的应用等等，过于简单的需求会导致使用OA的价值和发挥的作用不大。

2、OA系统需求过于复杂或宽泛
问题原因：贪大求全，需求没有边界和重点
实际上没有任何一个OA办公系统能解决企业的所有管理上的问题，功能需求太多，OA软件实施的周期长、风险大，造成了企业自身成本和资源的浪费，单位OA办公系统的具体使用者很难在短时间内熟悉和掌握，给OA办公系统实施带来了诸多的困难。
对OA系统需求可以整体规划但可以分步实施，在实际应用中进行合理的取舍，对于不清晰的需求可以暂缓实施，对于复杂多变的需求，可以选择扩展性和二次开发能力强的平台型OA软件产品，以保障OA软件后续的不断深入应用，需要避免以下问题：
  (1) 将其他需求过多融入OA中，如：ERP的需求、企业的业务管理系统等；
  (2) 尽量避免不必要的、大量的定制开发，尤其是市面上已经有类似产品的业务系统需求开发；
  (3) 系统的集成开发必须是条件允许、技术上可行的；
对于前期需求不是很清晰，或需求变化和调整大的，平台型OA是有着个性化需求用户单位的不二选择。

3、OA系统需求没有结合自身特点
问题原因：OA负责人不了解自身单位的情况，无法做到和实际需要相结合
不同行业和单位的管理模式千差万别，融入自身管理特点和优势是必须的，任何通用的OA功能或者适合别人的功能但并不一定适合自身。好的OA功能应该是紧密围绕企业管理上的特点和优势，这样的OA系统通常表现出“通用性”和“个性化”两大特点，在通用化的基础上融入个性化需求，让OA系统的实用性更高。

目前市面上有众多的OA软件产品，有付费的也免费的，用户好像可选择的产品非常多，功能上也给人感觉都“差不多”，但很多产品只适合要求不高的简单使用，很多OA产品缺乏平台化的技术架构和个性化的服务能力，有的虽然可以提供项目模式的定制开发服务，但高昂的服务代价是大多数中小企业所无法承受的。平台型OA具有良好的技术架构，良好的扩展性、集成性和二次开发能力，大大降低了OA系统开发和维护的技术难度，是有着个性化需求用户单位的不二选择。

OA软件实施不是一个单纯的产品购买和技术服务的问题，OA系统的实施推广不仅仅是对厂商的要求，更需要的是用户单位具备一定的组织实施能力，需要用户单位有一定的信息化经验，OA系统需求的规划和管理能力，需要单位的制度配合落地和后续的执行力保障。