作为信息化基础管理软件的oa办公系统，是面向单位内部管理和全员使用的协同办公软件，通过构建内部高效协同协作的办公平台，可以更好地提升单位内部的办公效率和执行力、提升企业的管理能力，降低企业的经营管理成本，通过oa与信息化提升企业的综合竞争力。因此结合单位的实际需要发挥oa办公系统效能，做到有效合理的使用oa办公系统功能，特别是让绝大多数人都能够熟练的使用，是oa实施和保障应用效果的基本目标。

一些计算机基础比较好的人肯定认为oa办公系统功能简单，使用也比较容易，这类oa使用者自身能够在短时间熟练的掌握软件功能使用，但是别忘了，oa系统的使用是全员行为，只有单位内部的绝大多数人都使用起来了，才能构建高效协同协作的办公环境，才能真正的发挥oa办公系统效能。一般可以从以下几个方面入手，有效的使用oa办公系统功能。
一、按不同的需求合理使用oa功能
1、优先推广使用oa基础功能
oa办公系统通用功能，可以分成流程审批、个人办公、文件资料、信息发布、行政人事、考勤管理、IM即时通讯等类型，也可以根据用户的需求，定制新的流程和模块。个人办公、文件资料、信息发布、即时通讯等一般无需太多调整，这些功能只需经过简单的培训即可使用。
流程审批类以及某些功能模块，一般需要根据用户单位的实际组织架构和权限进行调整，这些功能模块在正式使用之前，可以由oa软件公司和最终用户共同规划、定义、调整，并反复测试，在流程和功能成型后即可培训并推广使用。 相关阅读：一般OA系统有哪些功能模块

2、利用手机oa移动办公提升使用率
手机携带方便，手机oa操作方便快捷，能够让用户“轻松、便捷、高效”地协同办公，让手机移动办公更容易被中小企业用户所接受。因此，让企业内部的各类信息及时的送到目标用户手机上，真正实现高效的协同与协作，这些是有效使用oa办公系统功能，提升oa软件使用率的有利条件。

充分发挥手机oa移动办公的优势，可以更好的提升oa使用率，更好的形成协同办公的氛围和习惯，手机oa移动端使用简单、不受时间和地域限制，适合经常外出的企业负责人和无法固定办公的人员，移动+PC一体化协同办公的组合效应，进一步提升了oa办公系统的使用率和应用效果。

相关阅读：什么是手机OA、移动OA

3、oa软件+即时通讯提升粘性与使用率
沟通是企业日常管理必不可少的手段，使用即时通讯工具进行日常高效的沟通，已经成为很多企业的选择，即时通讯软件的使用有着较高的粘性，在oa软件中进行相关的审批和业务处理时，使用即时通讯软件进行辅助的沟通，进一步提升沟通和管理的效果，更好的有效使用oa办公系统功能。

二、做好oa软件的实施与推广
目标：单位oa全员化的应用
1、协调好各部门的关系，做到有计划、有步骤的推广;
2、结合单位制度管理逐步形成良性的oa办公氛围;
3、先从简单的功能进行推广，在逐步扩展到oa的其他模块;
4、重点培育核心的业务部门和计算机基础比较好的oa使用用户，整体上带动其他人员的使用;
5、确保oa推广的执行力，企业领导重视是oa推广的重要保障; 相关阅读：oa软件实施推广有哪些技巧与策略？

三、oa用户单位制度上的相关保障
1、单位日常制度与管理在oa中实现落地
这点是使用协同办公软件的前提和基础，也体现了oa的作用和价值，立足于用户的实际需求，如：企业内部的财务管理制度（报销、款项支付等），人事管理制度、考勤管理制度等，都可以在oa中落实，真正做到oa软件为单位管理服务，实现构建高效协同协作的管理平台。

2、建立oa内部的运行管理制度
oa办公系统在单位内部推广之初，必然后遇到各种人为的阻力和困难，为了保证后续在oa系统进入正式动作之后的流程运转，用户单位需要有相关的制度作为保证。

在结合用户需求的基础上实施oa办公系统，让绝大多数人都能够熟练和有效的使用oa办公系统功能，充分发挥oa系统的协同和协作效果，实现办公效率和管理的提升。对系统功能深入和有效的应用，从而在整体上发挥oa办公系统效能。

四、深化应用提升oa办公系统使用效果
深化oa应用一般需要结合用户单位的个性化需求，有条件和有信息化经验的用户，可以依据oa的使用情况，借助oa的二次开发适当的扩展相应功能，提升oa办公使用的实际作用和效果，从而更好的实现有效的使用oa办公系统功能。

不同用户单位的管理模式千差万别，客观上决定对oa需求也不一样，单位不同的部门和岗位对oa的诉求也不相同。随着oa办公系统的逐步推广和使用，相关的职能部门也深入参与其中，新的oa办公系统需求和相关的要求不断被发掘，很多是个性化的功能和需求，因此单位和部门oa的个性化需求，很多是在后续oa具体的使用过程产生的。

相关阅读：
  (1) 基于定制化开发深化oa应用，需合理运用   
  中小企业oa定制化的特点和应用场合