目前市面上不乏一些免费OA系统管理软件，其目的主要是想通过免费快速的获取和积累用户，虽然人们都知道“天下没有免费的午餐”，但使用免费OA的用户单位依然不在少数。然而免费OA却无法很好的沉淀用户，绝大多数免费OA用户只是简单使用或系统被搁置，免费模式也始终未能成为企业OA信息化的主流，更没有通过免费形成一定的市场垄断。

OA系统的应用高度依赖厂商服务，OA产品免费没有配套的服务，软件很难实现有价值的实质性应用，只能始终停留在简单应用的层面上，使用免费OA系统软件最多的是小微企业用户。以中小企业用户为例，使用免费OA系统的单位一般有以下情形：
  (1) 中小企业用户普遍缺乏信息化经验，通过使用免费OA积累信息化的经验，为后续实施OA做准备；
  (2) 企业办公需求简单，或暂时没有需求，对OA的要求不高，对OA的使用也局限于部分功能，或是少数部门和人员的使用；
  (3) 企业暂时不愿意在OA软件的购买上投入成本；
    
OA软件已成为企业信息化的基础管理软件，实施OA的根本目标是提升企业的管理水平和竞争力，实施OA也是一个系统工程和长期的过程，对OA的应用不能仅仅停留在浅尝辄止的层面上，否则不能达到应有的效果，免费OA系统实际上在很多方面是有限制的，是为后续的付费做铺垫，是延迟付费的OA。从长远来讲，OA深入的应用离不开厂商的技术支持和服务，厂商也需要投入成本对OA不断进行完善，免费OA系统一般有以下的限制和收费模式：
1、对用户数进行了限制
这类厂商一般在销售付费OA的同时也提供了免费OA系统，但对免费OA系统的用户数进行了限制，如：10用户、30用户以内之类的永久免费，超过指定的用户数则需要收费。而OA应用是一个企业的全员行为，是对整个单位所有人员的管理，少数人使用也无法实现OA协作、沟通等效果。针对这类限制，最终用户只能是进行体验，因为一般的OA使用单位都存在一定的人员规模。
增加用户数就需要按用户数收取费用，实际上是延迟付费的软件。

2、免费OA系统对使用时间的限制
这类免费的方式最多，不同的厂商时间限制不同，有的时间长达1年以上，有的时间比较短。超过了指定的免费使用时间，继续使用就需要付费，意味着对OA系统的延迟付费，而少数用户的使用习惯已经形成，或有数据在免费OA系统上，会选择付费继续使用。

3、对功能进行限制的免费OA系统
这类免费OA系统只提供了简单的基础功能，但限制了部分功能的使用，特别是屏蔽了OA的核心功能。但如果后续需要开放相应的功能，只能投入费用和厂商合作，也意味着对OA系统的延迟付费。
几乎所有的免费OA都有收费的项目，少数用户的使用习惯已经形成，有新需求或需要使用付费的功能，可能会选择付费继续使用。

4、免费OA系统提供付费的服务
购买OA软件实际上不仅仅是软件的成本，更多的是厂商提供的服务。也许在表面看来，免费OA与付费OA初看起来功能上没多大的区别，但如果缺乏必要的技术支持服务，OA的应用始终只能停留在比较浅的层面上，一些用户会选择使用层面的技术服务，部分免费OA系统有个性化的二次开发服务，而后续选择了付费服务则相当于是延迟付费，本质上和付费OA是一样的。

OA系统是管理软件，购买OA产品就是购买服务，OA服务是结合企业的实际需要进行开发、实施和推广，而这些都是需要在厂商提供服务的前提下进行的，如：系统的实施、培训、问题处理、个性化的开发、软件升级等，这也是为什么免费OA系统难以深入应用的根本原因，免费OA提供更多的后续服务意味着是延迟付费的软件。