OA软件系统的使用效果差，一般是指OA没有发挥应有的作用，很多是对用户的帮助有限或系统没有使用起来，OA软件的实用性不好发挥的作用不大，也有的是技术问题或厂商服务没有做到位，OA软件相关功能细节的缺失、OA系统运行不稳定或性能缺陷问题等，从而无法通过OA信息化解决用户的基本需求。不同用户OA系统的使用效果差异比较大，一些用户实施了OA软件系统后，软件使用效果差没有到达预期的效果，更谈不上“降本增效”和解决用户单位内部的管理问题，OA软件系统可有可无发挥作用有限。

相当的一部分用户会将OA软件系统使用效果差的原因，直接归咎于其所选择的OA产品，认为是OA厂商提供的服务所导致，应该说这种认知存在一定的片面性，即使更换了OA产品和软件厂商也会存在类似的问题，因此针对OA软件系统使用效果差需要具体问题具体分析。
导致OA软件系统使用效果差的原因是多方面的，有用户自身的问题，如：自身需求不清晰，以及OA用户实施推广不到位，也有的是OA软件系统厂商服务的问题，如：产品的缺陷，定制开发OA的项目失败等。
一、OA用户自身需求管理的问题
1、需求过于简单
部分用户对OA了解不深，需求过于简单和使用的功能简单，实际应用后发现使用OA的作用不明显，对自身的作用不大，OA不能够得到深入的应用，最终表现为OA软件系统使用效果差。由于前期需求过于简单，后续如果需要调整则取决于产品的技术能力，对系统的扩展性和开发能力要求比较高。

2、需求过于泛化和模糊不清晰，很多功能无法细化深入和落地，导致OA系统无法实施。

3、需求缺乏个性化，或需求完全依赖软件供应商，没有结合自身的需要，导致OA软件系统使用简单和不深入，OA软件系统发挥的作用有限和使用效果差。

4、OA软件系统厂商和最终用户无效的需求沟通
由于OA软件系统厂商技术人员缺乏需求经验，不善于沟通和引导，特别是在定制开发的OA项目中缺乏项目开发的相关经验；其次，最终用户不合理的需求和无效的需求，需求的不清晰也给项目的实施增加了风险，需求没有实现用户的预期导致OA软件系统的使用效果差。

5、OA软件系统上线后的功能和需求频繁调整
随着OA使用的逐步推广和深入，加上很多细节的需求在前期很难一次性完整的提出，特别是前期需求没有到位，导致后续OA系统的需求的频繁调整。需求的调整必然涉及到对OA软件系统功能的调整，频繁的调整对系统结构的影响比较大，对OA的技术构架和系统设计有着更高的要求，影响了系统的稳定性，增加了项目开发的工作量，特别是由于需求不清晰，反反复复的调整对OA软件系统的实施带来的影响，导致项目的无限延期，甚至是项目的失败。
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二、OA软件系统产品的问题
OA软件系统产品的选型是OA系统实施的重要环节，成功的软件选型是OA实施和应用的前提条件。成熟和易用的OA软件系统产品更有利于进行OA的实施和推广，如果系统的稳定性不好、扩展性差，系统难以维护，势必影响OA软件系统的使用效果。
1、OA软件系统的易用性不好
问题：影响操作使用和内部推广
   OA软件系统的易用性不仅仅体现在用户的体验上，更需要用户能够快速的熟悉和掌握，甚至不用培训就可以直接使用操作，节省了OA的培训时间和成本，为OA在企业的全员化实施提供了良好的保障。反之OA的易用性不好，必然会给增加实施和推广的难度，导致内部对使用OA的抵触和使用率低下，整体上影响OA软件系统的使用效果。

2、OA软件系统的扩展性不好
问题：无法完善功能深入使用、维护困难
企业用户对OA软件系统的需求不可能是一层不变，当企业处于不同的发展阶段、管理模式、业务模式发生变化时，最佳的解决方案是在现有的系统上进行调整和功能扩展，如果产品的技术架构落后扩展性不好，则用户的新需求无法很好解决，必然会影响OA软件系统的使用，大量用户需求无法解决会导致使用效果变差。

3、OA软件系统的性能和稳定性差
问题：影响日常正常使用
由于OA软件系统的性能问题，以及系统的稳定性差（如：OA软件系统访问慢、经常性的出错甚至崩溃），导致OA软件系统无法持续、稳定和正常的运行，最终不得不放弃使用。系统的性能和稳定性是由软件的系统架构、系统编码质量等因素决定的，一些表面上看起来功能差不多的OA软件系统，实际上软件平台和技术架构差异非常大。

4、手机移动OA的不完善或缺失
问题：影响无法使用PC办公的人员
手机移动OA功能过于简单、不完善，无法满足日常的移动办公需要，移动办公对于经常外出和无法固定办公的人而言是必须品，手机OA移动端不完善或缺失必然会降低软件的使用率，信息传递的及时性受限、影响内部办公的效率，某些行业甚至是无法正常使用。

5、OA产品实施难度大、服务成本高
问题：用户无法承受高成本的服务
软件产品技术落后服务成本太高，OA使用单位无法承受，只能放弃重要功能的二次开发，这样势必影响OA软件系统的使用效果；由于实现用户需要的功能所需的周期也比较长，也不能达到指定的效果，影响OA的正常使用，甚至导致OA软件系统实施的失败，这种情况在失败的OA案例中是比较普遍的。

三、OA软件系统厂商服务的问题
没有可靠的服务是不可能做好OA软件系统的实施的，建议选择成熟稳定和自主研发的OA产品，成熟和稳定的产品可以降低错误率减少服务的成本，厂商自主研发的OA更加有利于进行二次开发服务，因为没有哪一款OA软件系统产品能够完全满足用户不同时期的需求。

OA软件系统的服务体现在服务的质量、服务的效率和服务的成本代价上，高质量和高效率的服务是OA软件系统稳定和正常使用的根本保障，软件服务的成本也是用户能够正常承受的。
OA软件系统的服务是一个系统的工程，是对OA厂商的软件产品、团队的技术实力和项目经验、服务管理和服务体系等多方面的一个综合考验。

四、用户自身的实施不到位
与其它的管理软件如：CRM、财务软件等不一样的是，OA软件系统的实施和推广决定了它是一个“全员信息化”的大事，OA用户的各个部门和绝大多数人都会使用到OA。因此，从上线那一天起到最后无论好坏，每个人都知道企业OA信息的情况，体会到OA给企业带来的实际效果。如果在OA软件系统的实施中执行力不够，OA的使用没有和制度相结合，无法做到OA与用户的实际管理相结合，用户方的项目负责人经常变换影响项目的实施等，都会影响OA软件系统的使用效果。