OA需求管理是用户单位的必修课，一些用户上OA系统的起因是看到同行或其他单位在使用，或者只是想使用OA解决某一单一的需求，而没有进行OA办公系统需求的分析规划，没有将OA和自身的实际需要相结合。OA信息化很多单位可能都会经历，相当一部分的用户由于缺少信息化方面的经验，对OA软件也没有一个清晰的认识和了解，对OA系统实施的过程尤其是OA办公系统需求无法做到有效的规划管理。

OA实施首当其冲的是OA办公系统需求的规划，OA需求是后续OA产品和厂商选型的依据，是OA系统开发实施、推广的目标，OA办公系统需求的获取不能完全依赖于OA厂商，也不推荐完全由用户独自去完成，实际上我们可以从以下几个方面进行管理和需求获取。

一、从OA软件厂商的获取需求
1、参照厂商OA产品已有的功能，进行合理的功能取舍，是否需要依据自己的要求进行修改，优先考虑使用OA产品中已有的功能。
2、OA软件厂商在该行业或类似的行业中已经形成了足够的经验，可以对用户进行需求的咨询和规划指导。
3、对于复杂的OA办公系统需求，最好是以OA软件厂商为主导，由于需求复杂最好能够制订整体软件需求的计划，如：需求的范围、需求收集的部门和相关人员，具体会谈时间等。
4、OA软件厂商在重要环节的合理化建议很重要。 相关阅读：一般OA系统有哪些功能模块

二、借鉴行业中已有的经验
1、试用同行业中已经存在的OA办公软件，结合自身的管理和需求，借鉴其已经存在的软件功能和管理思想。
2、同行之间的业务交流，竞争对手的业务参考。
3、对市场上已经存在的OA软件可以反复的试用和体验。

三、用户OA办公系统需求的常见内容
一般是以功能需求为主，需要考虑系统的扩展性兼顾后续需求，同时适当考虑系统的性能、安全性、稳定性、易用性等方面的需求，以及后续的维护和服务，系统采用的软件开发技术，以及是否需要进行系统集成等多个方面需求，手机OA移动办公是否是必要的需求。 相关阅读：企业OA系统常见的功能与需求包含哪些？

四、单位内部对OA办公系统需求的分析整理
在对OA办公系统有了一定程度的了解后，可以在单位的内部进行需求的规划、收集、分析和整理了，同时需要有专人负责，避免简单的将要求分发给各部门后草草的汇总，这种需求一般存在很大的问题，如：只考虑部门自身的需要，没有划分需求等级与重要性、需求缺乏整体性考虑等。OA办公系统需求最终必须立足于自身，IT部门或OA选型负责让你可以预先整理一些参考的资料，在此基础上有计划、有组织地在单位内部按以下方法进行深入的需求获取和完善。
1、确定OA办公系统需求的整体目标和范围
2、确定业务的主要框架和流程
3、确定业务参与的核心部门和核心业务负责人员。
4、OA软件厂商的需求人员主导需求的整个过程，采用会议、访谈、问卷调查等多种方式进行收集，核心部门和人员重点参与。
5、整理业务需求，并经过确认和评审。
经过以上过程的管理，一般可以形成很清晰的需求，尤其是对个性化需求的管理。对OA所需的功能可以是整体规划，分步实施，对紧急、重要、清晰的需求先完成和实现，其它的功能和需求可以在后续过程中不断的细化和完善。

五、OA办公系统需求获取的建议
OA办公系统需求的管理是成功实施OA系统的前提条件，只有自足于自身需求才能让OA办公系统更好的满足实际需要，才能选择符合自身要求的OA产品和厂商，才能保证项目的成功实施。因此，可以说需求管理规划是OA开发实施的重中之重，是最终用户无法回避的工作，是后续OA系统实施的目标和范围，需求规划需要避免以下四个方面的问题：
(1) OA办公系统需求过于简单，则OA发挥的作用有限，也无法深入应用；
(2) 需求过于泛化则边界太宽、不清晰，导致后续OA无法实施，造成系统上线后的频繁调整，导致开发周期无限延长甚至是项目的失败；
(3) OA办公系统需求内容太多或过于复杂，可以适当优化和删减，或考虑分阶段实施降低项目风险；
(4) 需求没有结合自身的实际需要 - 缺乏个性化，用户的业务和管理优势在OA中无法体现；